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电子劳动合同来了,怎样签电子劳动合同才有效?

2021-08-27 14:57:01

    《订立指引》关键内容解读及合规建议。

    什么是电子劳动合同?

    《订立指引》第一条对电子劳动合同进行了定义:指用人单位与劳动者按照《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规规定,经协商一致,以可视为书面形式的电文为载体,使用可靠的电子签名订立的劳动合同。

    该条明确了订立电子劳动合同所依据的法律规定,其中,《民法典》主要涉及第四百六十九条:以电子交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的电文,视为书面形式。而《电子签名法》主要涉及的是电子合同签订的方式,将在下文详述。

    电子劳动合同怎么签订

    怎么订立电子劳动合同?

    ① 通过符合法律规定的平台订立

    我们知道通过微信等即时通讯软件订立电子劳动合同是有一定的风险的,因此在《订立指引》第三条明确规定:“用人单位与劳动者订立电子劳动合同的,要通过电子劳动合同订立平台订立。”并在第四、十四、十五、十六条中明确了相关平台应当满足的条件和要求,具体包括以下几点:

    ■通过有效的现代信息技术手段提供劳动合同订立、调取、储存、应用等服务;

    ■ 具备身份认证、电子签名、意愿确认、安全防护等能力;

    ■ 确保电子劳动合同信息的订立、生成、传递、储存等符合法律法规规定;

    ■ 满足真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求;

    ■ 留存订立和管理电子劳动合同全过程证据,包括身份认证、签署意愿、电子签名等,保证电子证据链的完整性;

    ■ 确保相关信息可查询、可调用,为用人单位、劳动者以及法律法规授权机构查询和提取电子提供便利;

    ■ 电子劳动合同的储存期限要符合《中华人民共和国劳动合同法》关于劳动合同保存期限的规定;

    ■ 能提供满足电子政务要求的电子劳动合同,便捷办理就业创业、劳动用工备案、社会保险、人事人才、职业培训等业务;

    ■ 应按照《信息安全等级保护管理办法》第三级的相关要求实施网络安全等级保护,确保平台稳定运行,提供连续服务,防止所收集或使用的身份信息、合同内容信息、日志信息泄漏、篡改、丢失;

    ■ 应建立健全电子劳动合同信息保护制度,不得非法收集、使用、加工、传输、提供、公开电子劳动合同信息。未经信息主体同意或者法律法规授权,电子劳动合同订立平台不得向他人非法提供电子劳动合同查阅、调取等服务。

    因此,企业在选择电子劳动合同订立平台时,应当重点核查该平台是否满足上述规定。

    同时,《订立指引》也鼓励用人单位和劳动者优先选用人力资源社会保障部门等政府部门建设的电子劳动合同订立平台(下称“政府平台”)。

    ②进行电子签名,附带可信时间戳。

    《订立指引》还规定了:用人单位和劳动者要使用符合《中华人民共和国电子签名法》要求、依法设立的电子认证服务机构颁发的数字证书和密钥,进行电子签名。电子劳动合同经用人单位和劳动者签署可靠的电子签名后生效,并应附带可信时间戳。

    我国现行《电子签名法》是2019年经全国人民代表大会常务委员会修订的版本,其中对于电子认证服务机构的要求进行了明确规定。电子劳动合同订立平台作为电子认证服务机构之一,其所提供的电子签名服务应当符合该法规定,依法为企业和员工提供可靠电子签名服务。

    电子劳动合同怎么签订

    订立流程管理有哪些要求?

    企业选择与员工订立电子劳动合同的,还应当按以下要求进行流程管理:

    ■ 企业在订立电子劳动合同前,应当明确告知员工订立电子劳动合同的流程、操作方法、注意事项和查看、下载完整的劳动合同文本的途径,并不得向员工收取费用;

    ■ 电子劳动合同订立后,企业应以手机短信、微信、电子邮件或者APP信息提示等方式通知员工电子劳动合同已订立完成并提示员工及时下载和保存电子劳动合同文本,告知员工查看、下载电子劳动合同的方法,并提供必要的指导和帮助;

    ■ 企业应确保员工可使用常用设备随时查看、下载、打印电子劳动合同的完整内容,不得向劳动者收取费用;

    ■ 员工需要电子劳动合同纸质文本的,企业应至少免费提供一份,并通过盖章等方式证明与电文原件一致。

    在企业数字化转型的需求下, 人力资源管理数字化、无纸化已成为大势所趋,各地人社部门也在积极推进电子劳动合同相关工作,但电子劳动合同全面替代传统纸质劳动合同仍需要时间与探索过程。笔者将持续关注电子劳动合同相关的立法动向和司法实践情况, 以期帮助客户快速理解并准确把握电子劳动合同实操领域中的法律风险和操作要点。

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